Che si tratti di un evento on line o in presenza la fase di chiusura e di rendicontazione rappresenta un aspetto molto importante. Tanto quanto la fase di programmazione e di realizzazione.
Non eseguire tutte le operazioni di chiusura significherebbe lasciarlo in qualche modo incompiuto. Significherebbe compromettere in qualche modo quello che è stato fatto fino a quel momento, in termini di memorabilità ed efficacia.
Nel momento della realizzazione si tende a dare il massimo, per raggiungere di conseguenza il massimo degli obiettivi e del risultato. Ma quando l’evento termina si tende a rilassarsi, e ci può essere il rischio, proprio in questa fase, di commettere degli errori.
Nella nostra esperienza, con My Ego e poi con Forma Spazi , la buona riuscita di una manifestazione dipende anche dal post-evento.
Dunque, senza abbassare la guardia, bisogna essere pronti a gestirlo al meglio. Una buona lista dei partecipanti, ad esempio, sarà determinata dall’attenzione con la quale sono stati raccolti i dati. Il corretto disallestimento di una sala sarà tanto più veloce quanto meglio organizzato l’allestimento in fase iniziale. Va richiesta correttamente e nei tempi giusti la liberatoria per l’uso delle immagini. Si dovranno predisporre con attenzione gli atti del convegno e gestire al meglio i contatti con i fornitori per la parte economica.
Sarà inoltre molto gradito ricevere un messaggio di ringraziamento. Si può fare singolarmente via mail o anche utilizzando i canali social, ormai assolutamente sdoganati per tali scopi.
In ultimo è essenziale divulgare i contenuti dell’evento. Dispense, appunti aggiornati, e atti elaborati successivamente allo stesso.
Insomma, tutto questo a conferma del fatto che l’organizzazione di un evento è qualcosa di complesso.
Che richiede attenzione.
Competenza.
Impegno.
E grande passione.
E noi, dalla partenza all’arrivo, ci siamo!